De todas as obrigações de uma empresa, o salário é a única em que um atraso de um dia tem consequências imediatas e pessoais. E é, ao mesmo tempo, uma das que mais frequentemente é tratada nos últimos dois dias do mês, à pressa, por alguém que também está a fazer outra coisa.
O problema quase nunca é o cálculo. É a recolha da informação que entra no cálculo.
O calendário que funciona
Distribuído ao longo do mês, o processamento deixa de ser um pico:
- Até ao dia 20: fecho da recolha de variáveis — faltas, férias gozadas, horas extraordinárias, ajudas de custo, subsídio de refeição, prémios. Tudo o que entra depois desta data vai para o mês seguinte, sem exceções.
- Entre 21 e 25: processamento, conferência e validação dos recibos.
- Últimos dias úteis: pagamento dos salários.
- Até ao dia 10 do mês seguinte: declaração de remunerações à Segurança Social.
- Entre 10 e 20 do mês seguinte: pagamento das contribuições.
- Até ao dia 20 do mês seguinte: entrega das retenções na fonte de IRS.
A regra que muda tudo é a primeira: uma data de corte para as variáveis. Sem ela, o processamento espera sempre por alguém.
O custo que não aparece no salário
Para efeitos de tesouraria, o custo de um colaborador não é o vencimento acordado. Sobre o salário bruto acresce a Taxa Social Única a cargo da entidade patronal, de 23,75%, e o seguro de acidentes de trabalho, tipicamente entre 1% e 3% consoante a atividade.
A isto soma-se a distribuição por catorze meses: doze vencimentos mais subsídio de férias e subsídio de Natal. Quem orçamenta doze meses fica com um desvio de cerca de 17% na rubrica mais pesada da empresa.
Um colaborador com 1.500 euros de vencimento base representa, em custo anual, qualquer coisa acima de 26 mil euros. É esse o número que tem de entrar na previsão de tesouraria, e não os 18 mil da conta simples.
Os erros que mais custam
- Tratar os subsídios como extraordinários. São obrigatórios e previsíveis. Junho e novembro/dezembro são meses com custo salarial muito acima da média, e devem estar planeados desde janeiro.
- Não controlar saldos de férias. Férias não gozadas são uma responsabilidade acumulada que aparece toda de uma vez quando alguém sai.
- Recolher variáveis por WhatsApp. Funciona com cinco pessoas. Com vinte, garante que algo se perde.
- Não conferir antes de pagar. Uma conferência de dez minutos evita o único erro que os colaboradores nunca esquecem.
Quando isto deixa de caber numa pessoa
Até cerca de dez pessoas, o processamento salarial é gerível por quem também faz outras coisas. A partir daí, a recolha de variáveis passa a ser trabalho a sério, com entradas e saídas, contratos a termo, alterações contratuais e saldos de férias a controlar.
O sinal de alerta não é o número de colaboradores: é quando o processamento passa a depender de uma pessoa estar disponível naquela semana específica.