A maioria das PMEs que acompanhamos sabe quanto tem no banco hoje. Poucas sabem quanto vão ter daqui a 45 dias. É essa diferença que separa uma empresa que decide com números de uma que decide pelo saldo bancário e reage tarde quando ele aperta.
Uma previsão de tesouraria a 90 dias não exige software de gestão nem um diretor financeiro contratado. Exige três listas que já existem na empresa, só que normalmente espalhadas por sítios diferentes, e uma folha de cálculo simples.
O que juntar antes de abrir o Excel
Três fontes, todas já dentro de casa:
- Contas a receber, com data de vencimento real de cada fatura em aberto: não a data que consta no contrato, a data que o cliente costuma pagar.
- Contas a pagar, incluindo fornecedores, rendas, leasing e crédito, também com datas reais.
- Calendário fiscal e salarial: IVA, retenções, Segurança Social e salários, que são as saídas mais previsíveis e as que mais frequentemente ficam de fora da conta.
Como organizar as colunas
Uma linha por semana, treze semanas à frente. Cinco blocos de valores por linha: saldo de abertura, entradas previstas, saídas previstas, saldo de fecho, e uma coluna de notas para o que é incerto: um cliente que atrasa sempre, um fornecedor com quem se está a negociar prazo.
O saldo de fecho de uma semana é o saldo de abertura da semana seguinte. Isto obriga a folha a ser consistente consigo própria, e é o primeiro erro que costuma aparecer quando alguém monta isto pela primeira vez: semanas que não encaixam.
Os três erros mais comuns
- Misturar previsão com esperança. Um cliente que atrasa sistematicamente 20 dias deve entrar na previsão com esse atraso, não com o prazo contratual.
- Esquecer o IVA e a Segurança Social. São as saídas mais grandes e mais previsíveis, e são as que mais aparecem esquecidas quando a previsão é feita à pressa.
- Não atualizar todas as semanas. Uma previsão feita uma vez e nunca revista vale menos do que não ter previsão nenhuma. Dá falsa segurança.
Quando isto deixa de caber num Excel
Com um cliente e um sócio, uma folha de cálculo chega. Com dez a cinquenta pessoas, várias contas bancárias e um volume de faturas que muda todas as semanas, manter isto atualizado consome horas que normalmente ninguém tem de sobra. É exatamente aí que a previsão para de ser atualizada e volta a decidir-se pelo saldo do banco.