Pergunte a um gerente quanto tempo passa entre um cliente encomendar e o dinheiro entrar. A resposta costuma ser o prazo contratual: "trinta dias". A realidade é quase sempre o dobro, e a diferença não está no cliente — está distribuída por seis passos internos que ninguém mede separadamente.
Os seis momentos
- Encomenda a entrega. Depende da operação e é o único passo que a maioria das empresas mede.
- Entrega a confirmação interna. Alguém tem de confirmar que foi entregue e em que condições. Aqui perdem-se dias invisíveis.
- Confirmação a emissão da fatura. O passo mais caro e o mais fácil de corrigir, como se vê no custo de faturar tarde.
- Emissão a receção pelo cliente. Enviada para a pessoa certa, com os dados certos, ou fica parada sem ninguém saber.
- Receção a vencimento. O prazo acordado, o único que aparece no contrato.
- Vencimento a recebimento. O atraso efetivo.
Fazer a soma
Um exemplo comum numa empresa de serviços: cinco dias entre entrega e confirmação, dez dias até faturar, dois dias até a fatura chegar à pessoa certa, trinta dias de prazo, doze dias de atraso médio. Total: cinquenta e nove dias, num contrato de trinta.
O ponto importante é que apenas trinta desses dias foram negociados. Os outros vinte e nove são internos, não estão no contrato, e são inteiramente controláveis sem falar com ninguém de fora.
Onde está a alavanca
Reduzir dez dias no passo da faturação é quase sempre mais fácil, mais rápido e menos desconfortável do que negociar dez dias de prazo com um cliente. E o efeito na tesouraria é exatamente o mesmo.
É por isto que, quando uma empresa nos diz que tem um problema de cobrança, a primeira coisa a medir não são as cobranças: é o tempo entre entregar e faturar.
Do outro lado: o ciclo completo
O ciclo de caixa verdadeiro subtrai ainda o prazo que se paga a fornecedores. Uma empresa que recebe a 59 dias e paga a 30 tem 29 dias de operação a financiar permanentemente. Multiplicado pelo volume mensal de compras, é esse o valor que está imobilizado — e que normalmente é coberto por conta caucionada, a um custo que raramente é comparado com o esforço de reduzir os tais dez dias de faturação.
Medir uma vez, por cliente-tipo
Não é preciso medir isto todos os meses. Uma vez, bem feito, com três ou quatro clientes representativos, chega para descobrir onde estão os dias perdidos. Depois mede-se apenas o resultado final através do prazo médio de recebimento, que serve de termómetro.