Há empresas que dão lucro todos os meses e passam o ano a olhar para o saldo bancário com aflição. Não é uma contradição, e quase sempre tem o mesmo nome: prazo médio de recebimento. É o número de dias que decorre, em média, entre faturar e ter o dinheiro na conta.
É também um dos poucos indicadores que uma PME consegue calcular hoje, com informação que já tem, sem ERP e sem software novo. Este artigo mostra como o calcular, como interpretar o resultado, e o que fazer quando o número é mau.
Qual é a fórmula do prazo médio de recebimento?
A fórmula, na sua forma mais útil para uma PME, é esta:
(Saldo de clientes ÷ Vendas do período) × Número de dias do período
Se usar um ano inteiro, o número de dias é 365. Se usar um trimestre, são 90. O resultado vem em dias, e lê-se diretamente: «em média, recebemos ao fim de X dias».
Que saldo de clientes devo usar?
O saldo total de faturas emitidas e ainda não recebidas, no último dia do período, com IVA incluído. Vem do balancete, da conta de clientes, ou de uma simples soma das faturas em aberto. Importa que inclua tudo o que está por receber, mesmo o que já está vencido há muito tempo — sobretudo esse, aliás, porque é o que mais distorce o número para pior e é precisamente o que precisa de ver.
E que vendas?
As vendas do mesmo período, também com IVA, para que numerador e denominador sejam comparáveis. Este é o erro de cálculo mais frequente: usar o saldo de clientes com IVA e as vendas sem IVA, o que inflaciona artificialmente o resultado em cerca de vinte e três por cento.
Um cálculo concreto, do princípio ao fim
Uma empresa de serviços faturou 600.000 € com IVA no último ano. A 31 de dezembro, tinha 98.000 € por receber de clientes.
98.000 ÷ 600.000 = 0,163. Multiplicado por 365, dá 60 dias.
Se esta empresa vende com prazo contratado de 30 dias, o número diz-lhe algo muito preciso: há trinta dias de atraso sistemático que não estão em nenhum contrato. Não é um problema de condições comerciais — é um problema de processo.
Que prazo é normal em Portugal?
O Decreto-Lei n.º 62/2013, que transpõe a diretiva europeia sobre atrasos de pagamento em transações comerciais, fixa o prazo supletivo em 30 dias quando nada foi acordado. As partes podem alargar esse prazo até 60 dias por acordo expresso, e para além disso apenas quando o alargamento não seja gravemente abusivo para o credor.
O mesmo diploma dá ao credor direito a juros de mora comerciais, cuja taxa é publicada semestralmente, e a uma indemnização mínima de 40 € por fatura em atraso, a título de custos de cobrança. A maioria das PMEs desconhece esta segunda parte, e por isso nunca a usa — nem sequer como argumento numa conversa.
Na prática, um prazo médio acima de 60 dias significa que a empresa está a financiar os seus clientes com o próprio dinheiro, gratuitamente.
Onde é que os dias se perdem?
O prazo médio não é um número único: é a soma de vários atrasos, e só um deles depende do cliente.
| Etapa | Dias que costuma consumir | Quem controla |
|---|---|---|
| Entrega concluída até fatura emitida | 5 a 30 | A empresa |
| Fatura emitida até fatura entregue ao cliente | 0 a 7 | A empresa |
| Prazo contratado de pagamento | 30 a 60 | Acordo comercial |
| Vencimento até primeiro contacto de cobrança | 7 a 30 | A empresa |
| Contacto até pagamento efetivo | 3 a 20 | O cliente |
Lido assim, o quadro é desconfortável e esclarecedor: das cinco etapas, quatro estão do lado de cá. O cliente controla a última. É por isso que atacar o prazo médio negociando condições com clientes costuma dar tão pouco resultado — está a mexer-se na única etapa que já estava acordada.
Como reduzir o prazo médio de recebimento
Faturar no dia em que se entrega
É a medida com maior efeito e menor custo. Cada dia entre a entrega e a emissão da fatura é um dia acrescentado ao prazo, e nenhum cliente o pediu. Empresas que faturam em lote no fim do mês estão a oferecer, em média, quinze dias de crédito que ninguém negociou. O detalhe está em o custo real de faturar tarde.
Confirmar que a fatura chegou a quem a paga
Uma parte significativa dos atrasos não é recusa de pagamento: é uma fatura parada numa caixa de correio errada, ou sem o número de requisição que o cliente exige para a processar. Confirmar a receção dois dias após o envio elimina uma classe inteira de atrasos.
Ter um processo de cobrança em vez de uma pessoa desconfortável
Um lembrete três dias antes do vencimento, um aviso no próprio dia, um contacto pessoal aos quinze dias. Escrito, com responsável e com datas. Quando existe processo, ninguém tem de decidir se «já é altura de ligar». O método está em como cobrar sem estragar a relação.
Pedir sinal ou adiantamento
Em trabalhos por projeto, um sinal de trinta por cento à adjudicação reduz o prazo médio sem alterar uma única condição de pagamento. É também a forma mais barata de financiar a operação, porque não tem juros nem garantias.
Verifique o seu caso
- Sabe o seu prazo médio de recebimento com um número, e não por sensação.
- Esse número está a menos de dez dias do prazo que contratou com os clientes.
- Todas as entregas do mês passado foram faturadas dentro do próprio mês.
- Existe alguém com a responsabilidade escrita de contactar faturas vencidas.
- Conhece os três clientes que mais dias lhe acrescentam à média.
Duas ou mais respostas negativas significam que o prazo médio está a ser determinado por omissão, e não por decisão.
Perguntas frequentes
Com que frequência devo calcular este indicador?
Mensalmente, sempre com a mesma fórmula e o mesmo período de referência. O valor absoluto interessa menos do que a tendência: três meses consecutivos a subir é um sinal de alerta mesmo que o número ainda pareça aceitável.
Devo excluir os clientes incobráveis do cálculo?
Não do indicador de gestão — é precisamente aí que eles se tornam visíveis. Vale a pena, isso sim, calcular também o prazo médio sem esses clientes, para separar o problema estrutural do problema pontual. Sobre quando aceitar a perda, veja créditos incobráveis.
O prazo médio de recebimento chega para gerir a tesouraria?
Não. Diz-lhe a velocidade média a que o dinheiro entra, mas não lhe diz quando. Para isso é preciso uma previsão de tesouraria a 90 dias, que é onde as duas datas concretas — a de receber e a de pagar — se encontram.
Em resumo
O prazo médio de recebimento explica a maior parte dos apertos de tesouraria em empresas rentáveis, e calcula-se em cinco minutos com o balancete. O resultado raramente aponta para os clientes: aponta para o intervalo entre entregar e faturar, e para a ausência de um processo de cobrança. São as duas coisas mais fáceis de mudar.