Se já se perguntou que documentos deve enviar ao contabilista todos os meses, não está sozinho. É um dos pontos de fricção mais frequentes nas PMEs portuguesas: chega o início do mês e ninguém sabe bem o que enviar, em que formato nem até quando. O resultado é previsível — documentação incompleta, prazos em risco, e erros que custam dinheiro a corrigir.
O contabilista só consegue trabalhar bem com o que recebe. Se o que recebe está fragmentado ou chega tarde, toda a cadeia falha. Este artigo dá-lhe a lista concreta: os documentos indispensáveis, como os organizar, e quando enviá-los.
Os documentos de faturação que não podem faltar
A faturação é o núcleo de qualquer dossiê mensal. É com base nela que se fazem os lançamentos e se apura o IVA.
Faturas emitidas, notas de crédito e recibos
Todas as faturas emitidas no mês anterior, bem como notas de crédito, notas de débito e recibos associados. Se a empresa usa software de faturação certificado, o ficheiro SAF-T de faturação pode substituir o envio manual documento a documento. A comunicação dos elementos das faturas à Autoridade Tributária tem como prazo o dia 5 do mês seguinte, pelo que o contabilista precisa dos dados antes dessa data.
Faturas de fornecedores e comprovativos de despesas
Todas as faturas de despesa do mês: fornecedores, rendas, telecomunicações, combustível, serviços externos. A regra prática é simples — se o documento tem IVA ou é dedutível, o contabilista precisa de o ver, no original ou digitalizado. Não esqueça as despesas mais informais, como portagens e estacionamento, quando são debitadas à empresa. Cada documento em falta é um lançamento que não pode ser feito.
Extratos bancários: que contas incluir e em que formato
Os extratos são a base da reconciliação bancária, e é uma das áreas onde a documentação chega mais incompleta.
Que contas incluir
A conta principal é obrigatória, mas não é a única. Qualquer conta que movimente dinheiro da empresa precisa de extrato mensal:
- Contas poupança, aplicações ou depósitos a prazo com movimentos no mês.
- Cartões de crédito da empresa.
- Carteiras digitais usadas para pagamentos.
- Contas de empréstimo ou linhas de crédito com movimentos.
Em que formato enviar
O formato preferencial é o PDF completo do mês, acompanhado do ficheiro OFX quando disponível, por permitir importação direta. Alguns contabilistas preferem aceder diretamente ao homebanking: confirme com o seu. Os extratos devem cobrir o mês inteiro, sem cortes, e seguir logo após o fecho do mês.
Documentação de pessoal e obrigações mensais
Para empresas com trabalhadores, é a área com mais prazos legais associados e onde os erros têm consequências mais imediatas.
Recibos de vencimento
O recibo deve discriminar a remuneração bruta, os descontos de IRS e de Segurança Social — 11% do salário bruto suportados pelo trabalhador — e o valor líquido. Tem de ser entregue ao trabalhador até ao dia do pagamento e conservado em arquivo. O contabilista precisa da informação das remunerações do mês para fazer os lançamentos e apurar os encargos patronais.
Declaração Mensal de Remunerações e Segurança Social
A Declaração Mensal de Remunerações comunica à Autoridade Tributária as remunerações pagas e as retenções de IRS. O prazo geral de submissão é o dia 10 do mês seguinte ao pagamento. O contabilista trata da submissão, mas precisa de receber os dados de todos os trabalhadores: dias trabalhados, ausências, horas extraordinárias e subsídios. Inclua também os comprovativos de pagamento das guias de Segurança Social do mês anterior.
O calendário completo, com as datas de corte que tornam isto exequível, está no artigo sobre o calendário de processamento salarial.
O que muda para trabalhadores independentes
Quem trabalha em recibos verdes tem obrigações que diferem das de uma empresa com contabilidade organizada. Confundir as duas situações origina problemas evitáveis, como aplicação incorreta do IVA ou omissão de declarações.
Recibos verdes e faturação
Envie cópia de todos os recibos verdes emitidos no mês, ou a exportação da faturação no Portal das Finanças. Junte os comprovativos dos pagamentos recebidos, para cruzar com a faturação. Se prestou serviços a clientes de outros países da União Europeia, informe o contabilista: pode haver obrigação de entregar a declaração recapitulativa, mesmo estando isento de IVA ao abrigo do artigo 53.º.
Despesas dedutíveis e periodicidade do IVA
As faturas e recibos de despesas ligadas à atividade — escritório, equipamentos, telecomunicações, deslocações — devem ser entregues para suportar as deduções. Para volume de negócios anual inferior a 650.000 euros, a periodicidade do IVA é trimestral; acima desse valor, mensal. A periodicidade determina o ritmo com que o contabilista precisa dos documentos, por isso vale a pena confirmar o enquadramento.
Prazos e o que corre mal com atrasos
Muitos escritórios pedem a documentação entre o dia 1 e o dia 10 do mês seguinte. Este prazo não existe na lei como número único: resulta dos prazos das obrigações que o contabilista tem de cumprir — a Declaração Mensal de Remunerações até ao dia 10, a comunicação do SAF-T de faturação até ao dia 5, e a declaração periódica de IVA com datas próprias.
Quando a documentação chega tarde, as primeiras a ser afetadas são as obrigações com data fixa. A falta de entrega de documentos relacionados com a contabilidade e o atraso na sua execução têm coimas associadas, que em pessoa coletiva podem ser elevadas para o dobro. Além do risco financeiro direto, a documentação contabilística deve ser conservada durante dez anos: documentos em falta são uma vulnerabilidade séria em caso de fiscalização.
Como montar a rotina mensal
Saber o que enviar é metade do trabalho. A outra metade é ter um sistema que garanta que esses documentos chegam a tempo e organizados, mês após mês, sem depender da memória de ninguém.
Uma estrutura de pastas que chega
- Faturação emitida
- Faturação recebida — fornecedores e despesas
- Extratos bancários
- Pessoal — recibos de vencimento e comprovativos de Segurança Social
- Outros — contratos, seguros, documentos pontuais
Ferramentas de partilha em nuvem servem bem, desde que configuradas com controlos de acesso adequados e em conformidade com o RGPD. O importante não é a ferramenta: é a consistência. Uma rotina que acontece sempre nos mesmos dias, com os mesmos critérios, vale mais do que um sistema sofisticado usado de forma irregular. O método detalhado está em organizar a documentação para o contabilista.
Em resumo
O essencial não muda: faturação emitida e recebida, extratos bancários de todas as contas com movimentos, documentação de pessoal quando existem trabalhadores, e — para trabalhadores independentes — recibos verdes e despesas dedutíveis. As especificidades variam com o regime de IVA e com a existência de clientes intracomunitários, mas a base é sempre esta.
Um contabilista que recebe documentação completa e bem organizada trabalha com mais eficácia, comete menos erros e protege muito mais a empresa. Se quiser deixar de gerir este processo manualmente, a Zelo centraliza e organiza a documentação mensal antes de a entregar ao contabilista, já estruturada e dentro dos prazos.