Em muitas PMEs, "fechar o mês" significa enviar uma pasta de documentos ao contabilista e esperar. Depois vêm as perguntas, as faltas, os pedidos de esclarecimento, e o mês acaba fechado a meio do mês seguinte — quando já não serve para decidir nada.
Um fecho que serve para gerir tem de estar concluído até ao dia 5. Para isso, a maior parte do trabalho não é contabilístico: é operacional, e é da empresa.
O que tem de estar feito antes de falar com o contabilista
- Toda a faturação do mês emitida. Sem exceções pendentes de confirmação. O que não puder ser faturado tem de ficar registado como tal, com a razão.
- Todas as compras registadas, incluindo as que chegaram por email a alguém e nunca passaram pela pasta comum.
- Contas bancárias reconciliadas até ao último dia do mês.
- Despesas de colaboradores entregues e aprovadas. Esta é a rubrica que mais frequentemente aparece dois meses depois.
- Documentação organizada segundo a mesma estrutura, todos os meses.
A ordem importa
A sequência que evita retrabalho é esta: primeiro fecha-se a faturação, depois as compras, depois a reconciliação bancária, e só no fim se produzem os números para a gerência. Fazer a reconciliação antes de ter tudo registado obriga a repeti-la.
Na prática, com o trabalho distribuído ao longo do mês, o fecho ocupa entre meio dia e um dia útil. É quando tudo se acumula para os últimos dois dias que se torna um acontecimento.
A reconciliação é semanal, não mensal
Reconciliar uma conta bancária no fim do mês significa procurar a origem de movimentos com trinta dias. Reconciliar todas as semanas significa procurar movimentos com sete dias, que ainda estão na memória de alguém. O tempo total é menor e o número de dúvidas por resolver é muito menor.
É também a única forma de perceber a tempo que um recebimento esperado não entrou — informação que, no fim do mês, já chega tarde para reagir.
O que a gerência deve receber no dia 5
Não é um balancete. Um balancete responde a obrigações legais, não a perguntas de gestão. O que uma gerência precisa de ver são quatro coisas:
- Quanto entrou e quanto saiu, e qual o saldo real disponível depois de compromissos assumidos.
- Quanto está por receber, e desse valor quanto já está vencido.
- Quanto está por pagar nos próximos 30 dias, incluindo salários, Segurança Social e IVA.
- Como é que isto compara com o mês anterior.
O teste
Se conseguir responder, no dia 5, a "quanto dinheiro é que a empresa tem verdadeiramente livre neste momento", o fecho está a funcionar. Se para responder for preciso ligar a alguém e esperar, o que existe é uma entrega de documentos, não um fecho.