Há uma altura, no crescimento de qualquer empresa, em que alguém diz que «isto já não dá para andar em Excel». Normalmente a seguir a um erro caro. Normalmente o passo seguinte é comprar software, e normalmente o problema mantém-se.
A folha de cálculo não é o problema. O problema é o momento em que ela passa a ser a única fonte de verdade da empresa e depende de uma pessoa para estar correta. Este artigo mostra como reconhecer esse momento e o que fazer quando ele chega.
O Excel faz bem aquilo para que foi feito
Uma folha de cálculo é insuperável a modelar uma decisão: simular cenários, testar um preçário, preparar um orçamento, fazer uma conta que só se faz uma vez. É flexível, é imediata, e toda a gente sabe usá-la.
O que uma folha de cálculo faz mal é guardar o registo oficial de uma operação que várias pessoas alteram ao longo do tempo. Não tem histórico de quem mudou o quê, não impede que alguém apague uma fórmula sem dar por isso, não valida o que se escreve, e não garante que a versão que está aberta é a versão certa. Nenhuma destas falhas é um defeito: é a consequência de ser uma ferramenta de cálculo, e não uma base de dados.
Os sinais de que a folha deixou de chegar
Existe mais do que uma versão do mesmo ficheiro
«Mapa_clientes_v3_final_revisto.xlsx» é um diagnóstico completo numa única linha. Quando o nome do ficheiro passa a conter o histórico, é porque não há histórico dentro dele. A partir daqui, duas pessoas podem estar a trabalhar em números diferentes e ambas a ter razão.
Só uma pessoa sabe onde as fórmulas estão
Se a folha da tesouraria só é atualizada por uma pessoa, e mais ninguém percebe como funciona, a empresa deixou de ter um processo e passou a ter uma dependência. É o mesmo risco descrito em quando a operação vive numa só cabeça, com o agravante de estar invisível — parece que o conhecimento está no ficheiro, quando está na pessoa.
Os números do Excel não batem certo com os da contabilidade
E a discussão sobre qual dos dois está certo já aconteceu mais do que uma vez. Quando a folha e o balancete divergem, a empresa não tem duas fontes: não tem nenhuma, porque deixou de confiar em ambas.
Copia-se informação de um sistema para a folha, à mão
Exportar faturação e colar num mapa é o passo onde os erros entram e onde o tempo se perde. Se isto acontece todos os meses, o custo anual dessa transcrição já paga, muitas vezes, a ferramenta que a dispensa.
Ninguém consegue responder a uma pergunta simples sem abrir o ficheiro
«Quanto é que este cliente nos deve hoje?» não devia exigir abrir um ficheiro, filtrar uma coluna e confiar que a última atualização foi feita. Se exige, a informação não está acessível — está arquivada.
O que substituir primeiro
A transição faz-se por função, nunca de uma vez. Esta é a ordem que costuma dar melhor resultado numa PME:
| Função | Sinal de rutura | Para onde deve ir |
|---|---|---|
| Faturação | Numeração manual, erros de IVA | Software de faturação certificado pela AT |
| Conta-corrente de clientes | Não se sabe o que está por receber | O mesmo software de faturação |
| Despesas e documentos | Documentos perdidos entre email e papel | Arquivo digital com regra de nomes |
| Processamento salarial | Cálculo manual de subsídios e faltas | Software de salários ou contabilista |
| Previsão de tesouraria | — | Pode continuar em folha de cálculo |
| Orçamento anual | — | Pode continuar em folha de cálculo |
A emissão de faturas através de software certificado pela Autoridade Tributária é hoje obrigatória para a generalidade das empresas, o que torna esta a primeira substituição a fazer — e também a menos discutível.
O que não vale a pena substituir
A previsão de tesouraria e o orçamento anual devem ficar em folha de cálculo durante muito mais tempo do que a maioria dos fornecedores de software gostaria. São exercícios de modelação, mudam de estrutura com frequência, e beneficiam da flexibilidade. Uma previsão de tesouraria a 90 dias feita em Excel é melhor do que nenhuma previsão feita num sistema caro que ninguém abre.
Como fazer a transição sem parar a operação
- Substitua uma função de cada vez, com três meses de intervalo entre cada uma.
- Corra o sistema novo e a folha antiga em paralelo durante um mês, e compare os resultados no fim.
- Antes de escolher a ferramenta, escreva o processo — uma ferramenta nova sobre um processo indefinido produz desorganização mais cara.
- Verifique sempre como se tiram os dados de lá para fora. Os critérios estão em como escolher software de faturação.
- Defina quem passa a ser responsável por cada função no sistema novo, antes de o ligar.
Verifique o seu caso
- Existe um único ficheiro, sem versões paralelas, para cada função crítica.
- Pelo menos duas pessoas sabem atualizar cada folha importante.
- Os números da folha e os da contabilidade foram confrontados no último trimestre.
- A faturação é emitida por software certificado, e não por folha ou modelo de texto.
- Nenhuma informação é transcrita manualmente entre sistemas todos os meses.
Duas ou mais respostas negativas indicam que o Excel deixou de chegar há algum tempo — e que o custo já está a ser pago, apenas de forma dispersa.
Perguntas frequentes
Qual é o momento certo para mudar?
Não é uma questão de dimensão, é de número de mãos. Enquanto uma folha é mantida por uma pessoa e lida por essa mesma pessoa, funciona bem em empresas com dezenas de colaboradores. A partir do momento em que duas pessoas a alteram, ou em que uma decisão relevante depende dela, o risco deixa de compensar.
Comprar um ERP resolve o problema?
Resolve se o processo já existir; agrava se não existir. Um ERP impõe uma forma de trabalhar, e uma empresa que ainda não decidiu quem aprova o quê vai passar meses a configurar decisões que nunca tomou. Escrever o processo primeiro é sempre mais barato.
E se a empresa não tiver ninguém para gerir a transição?
É o caso mais comum, e a razão pela qual tantas migrações ficam a meio. A transição precisa de alguém com tempo alocado, não de alguém que a faça «quando puder» — seja uma pessoa interna com horas libertadas, seja apoio externo durante os meses em que dura.
Em resumo
Não se substitui o Excel: substitui-se o papel que ele foi assumindo sem que ninguém decidisse. Faturação, conta-corrente e salários devem sair da folha. Previsão e orçamento devem lá ficar. E nenhuma ferramenta nova compensa um processo que ainda não está escrito.