Há uma ironia recorrente na tesouraria de uma PME: as saídas mais difíceis de prever — uma avaria, um cliente que atrasa — são acompanhadas de perto, enquanto as mais previsíveis de todas costumam ser descobertas na semana em que têm de ser pagas.
O que é rigorosamente previsível
Três compromissos recorrentes, com datas conhecidas e valores estimáveis:
- Contribuições para a Segurança Social: pagas entre o dia 10 e o dia 20 do mês seguinte ao do trabalho. Correspondem a 23,75% do salário bruto a cargo da empresa, mais os 11% descontados ao trabalhador, que a empresa entrega.
- Retenções na fonte de IRS: entregues até ao dia 20 do mês seguinte. É dinheiro que nunca foi da empresa, mas que passa pela conta dela.
- IVA: no regime trimestral, a declaração é entregue até ao dia 20 do segundo mês seguinte ao fim do trimestre. É a saída mais volumosa e a que mais desequilibra um mês quando não está prevista.
O problema do IVA trimestral
O regime trimestral é cómodo em burocracia e traiçoeiro em tesouraria. A empresa cobra IVA nas faturas ao longo de três meses, esse dinheiro entra na conta, e durante semanas parece disponível. Não é: é uma dívida ao Estado com data marcada.
Uma empresa que fature 100 mil euros por trimestre com IVA à taxa normal tem, no fim desse período, cerca de 23 mil euros que não lhe pertencem. Se esse valor foi usado para pagar fornecedores no entretanto, o mês da entrega torna-se um problema — não por falta de rentabilidade, mas por confusão entre saldo e dinheiro disponível.
A solução não é complicada e quase ninguém a aplica: separar o IVA à medida que é cobrado, nem que seja numa segunda conta, e tratá-lo como se já tivesse saído.
Os meses que são sempre piores
Combinando estas obrigações com os subsídios obrigatórios, há meses que estão estruturalmente mais pesados em qualquer PME portuguesa:
- Junho, pelo subsídio de férias.
- Novembro ou dezembro, pelo subsídio de Natal.
- Maio e julho, pelas obrigações anuais — Modelo 22 até 31 de maio e IES até 15 de julho, com eventual pagamento de IRC associado.
- Os meses de entrega de IVA, que variam consoante o regime.
Nenhum destes é uma surpresa. Todos aparecem como surpresa em empresas que não têm uma previsão de tesouraria a 90 dias.
Como planear isto em vinte minutos
Uma folha com doze linhas, uma por mês, e três colunas: Segurança Social estimada, IVA estimado, e outras obrigações fiscais do mês. Preenche-se com base no ano anterior e corrige-se trimestralmente.
Não é sofisticado e resolve a maior parte do problema, porque transforma o que é vivido como imprevisto naquilo que realmente é: um calendário conhecido com meses de antecedência.