Muitos gerentes de PME recebem, todos os meses, um balancete. É um documento correto, necessário e quase inútil para decidir seja o que for — porque não foi feito para isso. Foi feito para responder a obrigações contabilísticas.
O documento que falta é outro, e cabe numa página.
As perguntas a que tem de responder
Um relatório de gestão útil responde, sem interpretação, a cinco perguntas:
- Quanto dinheiro temos verdadeiramente disponível, depois de compromissos já assumidos?
- Quanto vamos receber nas próximas semanas, e com que grau de confiança?
- Quanto temos de pagar no mesmo período, incluindo salários e impostos?
- O que mudou em relação ao mês passado, e porquê?
- O que exige uma decisão nossa este mês?
Se um relatório não responde à última pergunta, é informação e não é gestão.
A estrutura de uma página
Bloco 1 — Tesouraria. Saldo atual, saldo disponível real, e projeção a 90 dias. Uma linha por semana.
Bloco 2 — Clientes. Total por receber, separado entre por vencer e vencido, com os três maiores valores em atraso identificados por nome.
Bloco 3 — Compromissos. O que sai nos próximos 30 dias, com as obrigações fixas destacadas, porque são as que não se podem adiar.
Bloco 4 — Indicadores. Os cinco indicadores, cada um comparado com o mês anterior.
Bloco 5 — Decisões. Três linhas, no máximo, com o que precisa de decisão da gerência e até quando.
O que deixar de fora
- Detalhe contabilístico. Se o gerente quiser o detalhe, pede. Incluí-lo por defeito faz com que ninguém leia o resto.
- Gráficos sem decisão associada. Um gráfico bonito que não altera nenhuma escolha é ruído.
- Indicadores que mudam de método. Um número calculado de forma diferente do mês anterior não é comparável e não devia estar no documento.
Sempre no mesmo dia
A data importa mais do que o formato. Um relatório que chega no dia 5, todos os meses, cria um ritmo de decisão. Um relatório excelente que chega no dia 20 chega tarde para tudo, porque metade do mês seguinte já passou.
É por isso que o fecho de mês tem de estar concluído até ao dia 5: não por elegância contabilística, mas porque é o que torna este documento possível.