Grande parte da frustração entre PMEs e contabilistas nasce de uma expectativa errada sobre o âmbito do trabalho. O empresário acha que entregou a parte financeira da empresa; o contabilista sabe que recebeu a parte contabilística e fiscal. São coisas diferentes, e a diferença só aparece quando alguma coisa corre mal.
Vale a pena separar as três categorias com clareza: o que o contabilista faz, o que não faz, e quem devia estar a fazer o resto.
O que o contabilista certificado faz, por lei
O Estatuto da Ordem dos Contabilistas Certificados define as funções do contabilista certificado, e a principal é assumir a responsabilidade pela regularidade técnica nas áreas contabilística e fiscal das entidades a que presta serviços. Em concreto:
- Organizar e executar a contabilidade, de acordo com o normativo aplicável.
- Assinar, com o representante legal, as demonstrações financeiras e as declarações fiscais.
- Submeter as declarações periódicas — IVA, retenções na fonte, IES, Modelo 22.
- Apurar o resultado e preparar o encerramento de contas.
- Prestar esclarecimentos sobre o tratamento contabilístico e fiscal das operações.
É um âmbito exigente e de responsabilidade pessoal do profissional. Não é, nem nunca foi, um âmbito de gestão financeira.
O que o contabilista não faz
Não por má vontade nem por preço: porque está fora do que contratou e, em muitos casos, fora do que consegue fazer sem estar dentro da operação diária da empresa.
| Tarefa | Contabilista | Empresa ou equipa de operações |
|---|---|---|
| Recolher e organizar documentos | Não | Sim |
| Emitir faturas a clientes | Não | Sim |
| Cobrar faturas vencidas | Não | Sim |
| Lançar e classificar documentos | Sim | Não |
| Reconciliar bancos | No fecho | Semanalmente |
| Submeter declarações fiscais | Sim | Não |
| Prever a tesouraria a 90 dias | Não | Sim |
| Explicar os números à gerência | Parcialmente | Sim |
| Preparar o orçamento anual | Não | Sim |
| Processar salários | Depende do contrato | Depende do contrato |
As três zonas cinzentas
Quem faz o processamento salarial?
É a zona onde os mal-entendidos custam mais caro, porque tem datas fixas e penalizações. Muitos contabilistas processam salários; outros não, e limitam-se a lançar o processamento feito pela empresa. O que raramente está incluído em qualquer dos casos é a recolha das variáveis — faltas, horas extraordinárias, ajudas de custo, subsídio de alimentação — que continua a ser trabalho da empresa e que é onde os atrasos nascem. Vale a pena ter isto escrito no contrato e não presumido. O calendário está em o calendário mensal do processamento salarial.
Quem faz a reconciliação bancária?
O contabilista reconcilia para fechar contas, normalmente com semanas ou meses de desfasamento. Isso serve para a contabilidade estar correta, mas não serve para a gestão: um erro detetado dois meses depois já não se corrige, apenas se regista. A reconciliação de gestão é semanal e é da empresa, pelas razões que explicámos em porquê semanal e não mensal.
Quem explica os números à gerência?
O contabilista entrega um balancete e umas demonstrações financeiras. São documentos corretos, feitos numa linguagem técnica, para cumprir a lei. Não respondem a nenhuma das perguntas que um gerente faz — quanto vou ter em caixa daqui a seis semanas, que clientes dão margem, onde é que os custos subiram. Isso é um documento diferente, descrito em o relatório mensal que uma gerência precisa.
Porque é que a qualidade do trabalho contabilístico depende da empresa
Um contabilista trabalha com o que recebe. Se receber documentos incompletos, fora de prazo e sem organização, o resultado será uma contabilidade tecnicamente correta e praticamente inútil — lançada à pressa, com IVA deduzido a menos e com um resultado que só se conhece meses depois do facto.
Quase toda a insatisfação com contabilistas que encontramos tem esta origem, e não a competência do profissional. A parte que a empresa controla está em que documentos enviar ao contabilista todos os meses e em como organizar essa documentação.
Verifique o seu caso
- Tem por escrito, no contrato, o que está e o que não está incluído.
- Sabe quem recolhe as variáveis do processamento salarial todos os meses.
- Recebe informação financeira em menos de quinze dias após o fim do mês.
- Alguém na empresa reconcilia os bancos entre fechos.
- Consegue distinguir, sem hesitar, o que é trabalho do contabilista e o que é trabalho da empresa.
Se duas ou mais falharem, o problema não está na contabilidade: está no espaço entre a contabilidade e a operação, que ninguém assumiu.
Perguntas frequentes
Posso pedir ao contabilista para fazer mais do que isto?
Pode e deve perguntar. Alguns gabinetes oferecem serviços de gestão para além da contabilidade, com preço próprio. O que não funciona é esperar que essas tarefas venham incluídas na avença de contabilidade: não vêm, e a expectativa não dita gera desgaste dos dois lados.
Trocar de contabilista resolve?
Resolve se o problema for de qualidade técnica ou de comunicação. Não resolve se o problema for de âmbito — nesse caso, a empresa troca de contabilista e reencontra exatamente a mesma lacuna passados três meses, porque a lacuna não estava do lado dele.
Quem faz o trabalho que fica no meio?
Ou alguém dentro da empresa com a função explicitamente atribuída, ou uma equipa externa de operações. O que não funciona é ficar entregue às horas que sobram à gerência, que é o arranjo mais comum e o menos sustentável.
Em resumo
O contabilista responde à lei; a operação responde à gerência. Entre as duas há um conjunto de tarefas — recolher, faturar, cobrar, conciliar, prever e explicar — que não pertence a nenhum dos lados por defeito. Escrever quem faz o quê é a forma mais barata de resolver uma frustração que quase nunca é culpa de ninguém.