La plupart des PME que nous accompagnons savent combien elles ont en banque aujourd’hui. Peu savent combien elles auront dans 45 jours. C’est cette différence qui sépare une entreprise qui décide avec des chiffres d’une entreprise qui décide d’après son solde bancaire et réagit trop tard quand il se tend.
Une prévision de trésorerie à 90 jours n’exige ni logiciel de gestion ni directeur financier recruté. Elle exige trois listes qui existent déjà dans l’entreprise, simplement éparpillées à différents endroits, et un tableur simple.
Ce qu’il faut rassembler avant d’ouvrir Excel
Trois sources, toutes déjà en interne :
- Les créances clients, avec la date d’échéance réelle de chaque facture ouverte : pas la date du contrat, la date à laquelle le client paie habituellement.
- Les dettes fournisseurs, y compris loyers, leasing et crédits, également avec des dates réelles.
- Le calendrier fiscal et salarial : TVA, retenues, cotisations sociales et salaires, qui sont les sorties les plus prévisibles et celles qui restent le plus souvent en dehors du calcul.
Comment organiser les colonnes
Une ligne par semaine, treize semaines à l’avance. Cinq blocs de valeurs par ligne : solde d’ouverture, entrées prévues, sorties prévues, solde de clôture, et une colonne de notes pour ce qui est incertain : un client qui paie toujours en retard, un fournisseur avec qui on négocie un délai.
Le solde de clôture d’une semaine est le solde d’ouverture de la semaine suivante. Cela oblige le tableau à être cohérent avec lui-même, et c’est la première erreur qui apparaît généralement quand quelqu’un le construit pour la première fois : des semaines qui ne s’enchaînent pas.
Les trois erreurs les plus courantes
- Mélanger prévision et espoir. Un client qui paie systématiquement avec 20 jours de retard doit entrer dans la prévision avec ce retard, et non avec le délai contractuel.
- Oublier la TVA et les cotisations sociales. Ce sont les sorties les plus importantes et les plus prévisibles, et ce sont celles qu’on oublie le plus quand la prévision est faite à la hâte.
- Ne pas la mettre à jour chaque semaine. Une prévision faite une fois et jamais revue vaut moins que pas de prévision du tout. Elle donne une fausse sécurité.
Quand cela ne tient plus dans un Excel
Avec un client et un associé, un tableur suffit. Avec dix à cinquante personnes, plusieurs comptes bancaires et un volume de factures qui change chaque semaine, la tenir à jour consomme des heures que personne n’a généralement en trop. C’est exactement là que la prévision cesse d’être mise à jour et qu’on recommence à décider d’après le solde bancaire.