O fecho de contas é vivido por muitas PMEs como algo que acontece em abril ou maio, quando o contabilista pede documentos e faz perguntas sobre operações de há seis meses. Nessa altura já quase nada é decidível: ficou tudo definido a 31 de dezembro.
Dezembro é o último mês em que ainda há escolhas.
O que rever antes do fim do ano
- Faturação pendente. Tudo o que foi entregue e não foi faturado. Emitir ou não emitir até 31 de dezembro muda o exercício em que a receita é reconhecida — e deve ser uma decisão, não um esquecimento.
- Dívidas de clientes antigas. Créditos que não vão ser cobrados têm tratamento próprio, mas exigem prova de diligência de cobrança. Essa prova constrói-se ao longo do ano, não em dezembro.
- Inventário. Quem tem existências precisa de contagem física à data de 31 de dezembro. Não é uma formalidade: é o que sustenta o valor em balanço.
- Investimentos previstos. Antecipar ou adiar uma aquisição muda o exercício em que começa a depreciação.
- Saldos de férias não gozadas, que representam responsabilidade a registar.
- Conferência de contas correntes com os principais clientes e fornecedores, para que divergências apareçam agora e não em abril.
O calendário que se segue
Vale a pena ter presente o que vem depois, porque tem impacto direto na tesouraria do primeiro semestre:
- Até 31 de maio: entrega do Modelo 22, com eventual pagamento de IRC associado.
- Até 15 de julho: entrega da IES.
- Julho, setembro e dezembro: pagamentos por conta, quando aplicáveis.
Estes valores devem entrar na previsão de tesouraria logo em janeiro, com estimativa. Descobri-los em maio é o que torna maio um mês difícil em tantas empresas.
A conversa que vale a pena ter em dezembro
Uma reunião com o contabilista antes do fim do ano, com os números provisórios em mão, é das horas mais bem investidas do ano. Serve para antecipar o resultado esperado, perceber o impacto fiscal, e decidir com tempo aquilo que em abril já não se pode decidir.
Para essa conversa ser útil, os números de novembro têm de estar fechados — o que só acontece se o fecho mensal estiver a funcionar durante o ano.
O que fazer em janeiro
Duas coisas simples e que poupam o ano inteiro: arquivar e fechar o ano anterior de forma organizada, e abrir a estrutura de pastas do ano novo com a mesma convenção. É trivial e evita que, em outubro, ninguém saiba onde está o contrato assinado em fevereiro.