Beaucoup de dirigeants de PME reçoivent chaque mois une balance. C’est un document correct, nécessaire et presque inutile pour décider quoi que ce soit — parce qu’il n’a pas été conçu pour cela. Il a été conçu pour répondre à des obligations comptables.
Le document qui manque est un autre, et il tient sur une page.
Les questions auxquelles il doit répondre
Un rapport de gestion utile répond, sans interprétation, à cinq questions :
- Combien d’argent avons-nous réellement à disposition, après les engagements déjà pris ?
- Combien allons-nous encaisser dans les prochaines semaines, et avec quel degré de confiance ?
- Combien devons-nous payer sur la même période, salaires et impôts compris ?
- Qu’est-ce qui a changé par rapport au mois dernier, et pourquoi ?
- Qu’est-ce qui exige une décision de notre part ce mois-ci ?
Si un rapport ne répond pas à la dernière question, c’est de l’information, pas de la gestion.
La structure d’une page
Bloc 1 — Trésorerie. Solde actuel, solde réellement disponible, et projection à 90 jours. Une ligne par semaine.
Bloc 2 — Clients. Total à encaisser, réparti entre non échu et échu, avec les trois plus gros retards identifiés par leur nom.
Bloc 3 — Engagements. Ce qui sort dans les 30 prochains jours, en mettant en évidence les obligations fixes, car ce sont celles qu’on ne peut pas reporter.
Bloc 4 — Indicateurs. Les cinq indicateurs, chacun comparé au mois précédent.
Bloc 5 — Décisions. Trois lignes au maximum, avec ce qui requiert une décision de la direction et avant quand.
Ce qu’il faut laisser de côté
- Le détail comptable. Si le dirigeant veut le détail, il le demande. L’inclure par défaut fait que personne ne lit le reste.
- Les graphiques sans décision associée. Un beau graphique qui ne change aucun choix est du bruit.
- Les indicateurs qui changent de méthode. Un chiffre calculé différemment du mois précédent n’est pas comparable et ne devrait pas figurer dans le document.
Toujours le même jour
La date compte plus que la forme. Un rapport qui arrive le 5 de chaque mois crée un rythme de décision. Un excellent rapport qui arrive le 20 arrive trop tard pour tout, car la moitié du mois suivant est déjà passée.
C’est pourquoi la clôture mensuelle doit être terminée avant le 5 : pas par élégance comptable, mais parce que c’est ce qui rend ce document possible.